Come creare un'e-mail di gruppo in Outlook

Come capogruppo o responsabile dell'ufficio, probabilmente sai che le tue comunicazioni sarebbero più efficaci se avessi iniziato a segmentare le tue liste di distribuzione invece di inviare e-mail a tutto il personale. Se conosci i tuoi dipendenti puoi dividere le liste di distribuzione in base a chi sarebbe il più utile per inviare informazioni più specializzate e pertinenti.

Quindi, se sei pronto per iniziare e iniziare a inviare comunicazioni più pertinenti ai dipendenti, diamo un'occhiata ai modi migliori per creare liste di distribuzione in Outlook.
Outlook non è lo strumento più sofisticato per la creazione di liste di distribuzione personalizzate, ma è del tutto fattibile.

Nota: se lavori o gestisci una grande azienda e stai utilizzando Outlook per Mac, creare una lista di distribuzione personalizzata è così poco pratico che è praticamente inutile. Può essere fatto ma dovrai trovare e selezionare manualmente ogni singolo utente che desideri aggiungere al tuo elenco personalizzato. Se hai centinaia o migliaia di dipendenti non ti divertirai a farlo da solo. Spero solo che tu abbia un pomeriggio libero.

Come creare liste di distribuzione dei dipendenti in Outlook

Prima di iniziare, devo sottolineare che questo funziona per le versioni di Outlook dal 2013 o successive. Se stai utilizzando una versione precedente di Outlook, questo non funzionerà per te.
Microsoft chiama le liste di distribuzione "gruppi di contatti". Il nome può essere diverso ma funzionano esattamente allo stesso modo.

    1. Per iniziare, devi aprire Outlook e trovare la scheda "Persone" utilizzando l'icona delle persone nel pannello delle cartelle. Si trova sul lato sinistro della schermata di Outlook.
    2. Quindi è necessario premere "Nuovo gruppo di contatti" situato nella parte superiore dello schermo.
    3. Quando ti trovi nella finestra Nuovo gruppo di contatti devi inserire un nome per il tuo gruppo. Assicurati che il nome del gruppo sia logico e rilevante per il gruppo e, soprattutto, facile da trovare, soprattutto se hai più altri gruppi di contatti.
    4. Ora che il gruppo è stato creato è tempo di iniziare ad aggiungere membri dalla tua rubrica. Puoi selezionarli manualmente oppure puoi cercare per campi come posizione o titolo (purché tu abbia queste informazioni nella tua rubrica). Se vuoi cercare elementi aggiuntivi, scegli "Altre colonne".
    5. Puoi selezionare tutti i contatti che desideri prima di premere il pulsante "Membri" .
    6. Premere OK dopo.

Buon lavoro. Ora hai creato la tua lista di distribuzione, nota anche come gruppo di contatti, a cui puoi inviare e-mail utilizzando lo stesso processo di e-mail del normale. Ogni volta che desideri inviare un'e-mail pertinente o mirata al tuo nuovo gruppo, devi solo inserire il nome del nuovo gruppo nel campo "A" .

Come modificare gli elenchi di distribuzione in Outlook

È possibile modificare le nuove liste di distribuzione / gruppo di contatti in Outlook quasi senza sforzo. Tutto quello che devi fare è creare una nuova e-mail, inserire il nome dell'elenco nel campo "A" e fare clic con il tasto destro su di esso. Quindi puoi riaprire la finestra del gruppo di contatti e aggiungere o rimuovere membri come ritieni opportuno.

May 5, 2020
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