Comment créer un e-mail de groupe dans Outlook
En tant que chef de groupe ou chef de bureau, vous savez probablement que vos communications auraient plus d'impact si vous commenciez à segmenter vos listes de distribution au lieu d'envoyer des e-mails à l'ensemble du personnel. Si vous connaissez vos employés, vous pouvez diviser les listes de distribution en fonction de qui serait le plus utile pour envoyer des informations plus spécialisées et pertinentes.
Donc, si vous êtes prêt à commencer et à envoyer des communications plus pertinentes aux employés, examinons les meilleures façons de créer des listes de distribution dans Outlook.
Outlook n'est pas l'outil le plus sophistiqué pour créer des listes de distribution personnalisées, mais il est entièrement réalisable.
Remarque: si vous travaillez ou gérez une grande entreprise et que vous utilisez Outlook pour Mac, la création d'une liste de distribution personnalisée est si peu pratique qu'elle est pratiquement inutile. Cela peut être fait, mais vous devrez rechercher et sélectionner manuellement chaque utilisateur individuel que vous souhaitez ajouter à votre liste personnalisée. Si vous avez des centaines ou des milliers d'employés, vous ne vous amuserez pas à le faire vous-même. J'espère juste que vous avez un après-midi libre.
Comment créer des listes de distribution des employés dans Outlook
Avant de commencer, je dois souligner que cela fonctionne pour les versions Outlook de 2013 ou plus récentes. Si vous utilisez une ancienne version d'Outlook, cela ne fonctionnera pas pour vous.
Microsoft appelle les listes de distribution «groupes de contacts». Le nom peut être différent mais ils fonctionnent exactement de la même manière.
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- Pour commencer, vous devez ouvrir Outlook et trouver l'onglet "Personnes" à l'aide de l'icône de personnes dans le panneau des dossiers. Il est situé sur le côté gauche de votre écran Outlook.
- Ensuite, vous devez appuyer sur "Nouveau groupe de contacts" situé en haut de votre écran.
- Lorsque vous êtes dans la fenêtre Nouveau groupe de contacts, vous devez saisir un nom pour votre groupe. Assurez-vous que le nom du groupe est logique et pertinent pour le groupe, et surtout, facile à trouver, surtout si vous avez plusieurs autres groupes de contacts.
- Maintenant que le groupe a été créé, il est temps de commencer à ajouter des membres à partir de votre carnet d'adresses. Vous pouvez soit les sélectionner manuellement, soit effectuer une recherche par champs tels que l'emplacement ou le titre (tant que vous avez ces informations dans votre carnet d'adresses). Si vous souhaitez rechercher des éléments supplémentaires, choisissez "Plus de colonnes".
- Vous pouvez sélectionner autant de contacts que vous le souhaitez avant d'appuyer sur le bouton "Membres" .
- Appuyez sur OK après.
Bon travail. Vous avez maintenant créé votre propre liste de distribution, alias groupe de contacts, à laquelle vous pouvez envoyer des e-mails en utilisant le même processus d'e-mailing que d'habitude. Chaque fois que vous souhaitez envoyer un e-mail pertinent ou destiné à votre nouveau groupe, il vous suffit de saisir le nom de votre nouveau groupe dans le champ "À" .
Comment modifier les listes de distribution dans Outlook
Vous pouvez modifier les nouvelles listes de distribution / groupe de contacts dans Outlook sans presque aucun effort. Tout ce que vous avez à faire est de créer un nouvel e-mail, entrez le nom de la liste dans le champ "À" et faites un clic droit dessus. Ensuite, vous pouvez rouvrir la fenêtre du groupe de contacts et ajouter ou supprimer des membres comme bon vous semble.