Πώς να στείλετε ένα συνημμένο προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης στο Gmail

Η μετάδοση ενός εγγράφου που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης σε άλλο άτομο μέσω email απαιτεί λίγο περισσότερο σχεδιασμό από ό, τι θα περίμενε κανείς. Ένας κωδικός πρόσβασης θα πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που ξεπερνά το μυαλό σας εάν θέλετε να έχετε όσο το δυνατόν περισσότερη ασφάλεια για το έγγραφό σας. Επίσης, στείλτε ευαίσθητα έγγραφα μόνο σε άτομα που εμπιστεύεστε. Όσο λιγότερα άτομα βλέπουν τα προσωπικά σας δεδομένα, τόσο το καλύτερο.

Πώς να προστατεύσετε τα προσωπικά σας στοιχεία πριν τα στείλετε μέσω email.

Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο σε ένα αρχείο Word ή Excel και εισαγάγετε τα ευαίσθητα δεδομένα σας. Αποθηκεύστε το έγγραφο του Word που θέλετε να στείλετε μέσω email πατώντας "Αρχείο" στο κύριο μενού και επιλέγοντας "Αποθήκευση ως." Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο σας. Πληκτρολογήστε ένα όνομα της επιλογής σας. Ίσως θέλετε να προσθέσετε τα αρχικά του παραλήπτη, ώστε να μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε το αρχείο αργότερα όταν είστε έτοιμοι να το στείλετε σε αυτόν.

Διασφαλίστε το αρχείο επιλέγοντας "Εργαλεία" στο κύριο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" και κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Ασφάλεια" . Θα δείτε ένα πλαίσιο με την ένδειξη "Κωδικός πρόσβασης για άνοιγμα" . Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον ξανά στο δεύτερο πλαίσιο για να τον επιβεβαιώσετε.

Για βέλτιστη ασφάλεια, ο κωδικός πρόσβασής σας πρέπει να είναι τόσο μακρύς όσο και αρκετά περίπλοκος για να αντέχει σε βίαιες επιθέσεις σε λεξικό. Βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός πρόσβασής σας έχει τουλάχιστον οκτώ χαρακτήρες και χρησιμοποιήστε έναν συνδυασμό κεφαλαίων, πεζών, αριθμών και συμβόλων για όσο το δυνατόν περισσότερη πολυπλοκότητα.

Τώρα μεταβείτε στο email σας και γράψτε ένα email στο άτομο στο οποίο θέλετε να στείλετε το έγγραφο και επισυνάψτε το αρχείο με τα ευαίσθητα δεδομένα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τον παραλήπτη ότι το έγγραφο προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και ότι θα του δώσετε τον κωδικό πρόσβασης.

Σημείωση: Μην γράφετε τον κωδικό πρόσβασης στο ίδιο email με το έγγραφο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Καλέστε τον παραλήπτη στο τηλέφωνο ή επικοινωνήστε μαζί του με κάποιον άλλο τρόπο για να δώσετε τον κωδικό πρόσβασης. Επίσης, μην γράφετε πώς θα επικοινωνήσετε με το άτομο στο email και εάν σκοπεύετε να στείλετε τον κωδικό πρόσβασης μέσω email αφήστε κενή τη γραμμή θέματος.

Μόλις ο παραλήπτης λάβει τα έγγραφα που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, διαγράφετε όλα τα αντίγραφα του εγγράφου στη συσκευή σας.