Een met een wachtwoord beveiligde bijlage verzenden in Gmail

Het per e-mail verzenden van een met een wachtwoord beveiligd document vergt wat meer planning dan u zou verwachten. Een wachtwoord moet het eerste zijn dat in u opkomt als u uw document zo goed mogelijk wilt beveiligen. Stuur ook alleen gevoelige documenten naar mensen die u vertrouwt. Hoe minder mensen uw privégegevens zien, hoe beter.

Hoe u uw privégegevens kunt beschermen voordat u deze per e-mail verzendt.

Maak een nieuw document in een Word- of Excel-bestand en voer uw gevoelige gegevens in. Sla het Word-document op dat u per e-mail wilt verzenden door op "Bestand" in het hoofdmenu te drukken en "Opslaan als" te selecteren. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waarin u een naam voor uw bestand kunt invoeren. Voer een naam in naar keuze. Mogelijk wilt u de initialen van de ontvanger toevoegen, zodat u het bestand later gemakkelijk kunt herkennen wanneer u klaar bent om het naar hen te verzenden.

Bescherm het bestand door "Extra" te selecteren in het hoofdmenu, klik vervolgens op "Opties" en klik op het tabblad "Beveiliging" . U ziet een vak met het label "Te openen wachtwoord" . Voer een wachtwoord in en typ het nogmaals in het tweede vak om het te bevestigen.

Voor optimale beveiliging moet uw wachtwoord zowel lang als complex genoeg zijn om brute force-aanvallen in woordenboekstijl te weerstaan. Zorg ervoor dat uw wachtwoord minimaal acht tekens lang is en gebruik een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen voor een zo groot mogelijke complexiteit.

Ga nu naar uw e-mail en schrijf een e-mail naar de persoon naar wie u het document wilt verzenden en voeg het bestand met de gevoelige gegevens toe. Zorg ervoor dat u de ontvanger vertelt dat het document met een wachtwoord is beveiligd en dat u hem het wachtwoord geeft.

Opmerking: schrijf het wachtwoord niet in dezelfde e-mail als het met een wachtwoord beveiligde document. Bel de ontvanger via de telefoon of neem op een andere manier contact met hem op om het wachtwoord op te geven. Schrijf ook niet op hoe u contact opneemt met de persoon in de e-mail en als u van plan bent het wachtwoord via e-mail te verzenden, laat u de onderwerpregel leeg.

Zodra de ontvanger de met een wachtwoord beveiligde documenten van u heeft ontvangen, verwijdert u alle kopieën van het document op uw apparaat.